完全在宅勤務でも郵送物を捌いた営業事務

Moi！営業事務のSanniです。

コロナ禍で営業事務も完全在宅勤務で、業務の中で一番調整が必要だったのは郵送物の対応でした。 現在はオフィス出社も増えていますが、実は今でも在宅で郵送物を対応しているメンバーがいます。

今更ではありますが、どうやって在宅で郵送物の対応は可能になったか、紹介したいと思います！

コロナ前の状況

色んな対策をやってみる

しばらくは、週2日で2名のメンバーは郵送物を対応していました。それなりに対応するものが溜まっていて、製本・捺印だけで精一杯でした。 そのため、残りのメンバーは送付状や宛名ラベル、記録に残すためのスプレッドシートを入力し、郵送準備をしていました。 最初は誰がどれをすれば良いのか上手く連携が出来ていませんでした。相手は今何をしているのか分かりづらく、声をかけるのにハードルが高まっていました。

そこで考えついたのが、Slackのリアクションです。それぞれのメンバーの名前でリアクションがあり、依頼がきた際に対応可能なメンバーは自分のリアクションをすることで、全員同時に同じ作業をしてしまうことは避けられました。

そして以前は依頼をいただいた日に郵送まで対応ができたのですが、週2日だけになり、抜け漏れがないか心配でした。そのためにスプレッドシートを作成し、依頼が来た際に情報を入力します。

出社したメンバーはこのスプレッドシートを見て、限られた時間のタスク管理が効率よくできました。

在宅勤務体制が定着する

安全安心に働くため、やはり週2日の出社もなくし、完全在宅勤務を目指していました。発送はプリンターなど製本に必要なものをメンバーの自宅に用意することで解決しましたが、郵送物の受領が課題でした。そこで私たちを救ってくれたのが私書箱でした！

1. 書類を発送するメンバー
   1. 依頼当日に製本～郵送ができる
   2. タイムラグは発生しない
2. 先方様より私書箱に郵送してもらい、自宅に転送してもらうメンバー
   1. 週2回まとめて転送
   2. タイムラグは少々発生するが、フローに支障はない

こうして営業事務チームも在宅勤務で効率よくスピード感を落とさず郵送物を捌いていました。

クラウド型郵送サービスについて

最初は一般の私書箱を利用していましたが、今年からクラウド型郵送サービス[トドケール]に移行しました。

書類の外観をクラウド上で確認でき、必要に応じてワンクリックでPDFスキャンを依頼することができます。転送前に担当の営業さんに書類データの共有ができ、書類が届くまでに社内フローを先回りして進めておくことができます。そのため、営業事務担当者の手元に到着されたらすぐに郵送手続きに着手できます。

もちろん、スキャンの工数削減も大幅に出来ました。今年は月平均で約2時間半ほどの工数が削減でき、おかげさまで担当メンバーに別の業務が手伝えるように少し余裕ができました。

さいごに

コロナ禍が落ち着いていてオフィス出社は確かに増えていますが、これからも緒事情で在宅勤務を希望されている方もいるでしょう。そして、在宅勤務の体制が整えれば、オフィスに通えない地方の方でも採用ができるようになるでしょう。特にクラウド型郵送サービスでは効率化も図ります！

ぜひぜひ、弊社のこの事例をご参考にいただければとても嬉しいです！私はこんな営業事務チームに出会えて、ほんとによかったと思っています。